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7 passos para criar um plano de ação eficiente para sua equipe

A criação de um plano de ação para melhor gerir a equipe é um trabalho que todos os gestores em algum momento precisam fazer. E o desafio na criação deste plano está em conquistar os liderados para que realmente aceitem as deliberações e contribuam para o sucesso da operação. Por isso, neste post vamos conversar sobre como fazer um plano de ação eficiente e engajar sua equipe.

1. Saiba aonde quer chegar

 

O primeiro passo para montar seu plano de ação é considerar o planejamento estratégico da empresa. Você, como líder, guia suas ações pelos objetivos corporativos. Comece listando a forma com que a sua equipe contribui para o alcance dos objetivos da empresa. Portanto, tanto você como sua equipe irão saber como suas atitudes cotidianas contribuem para o atingimento das metas corporativas. Isso ajuda a engajar o time, tendo uma visão do seu papel no todo.

2. Crie metas mensuráveis

 

Uma vez que você tem uma visão clara do que precisa realizar, o próximo passo é a criação de metas mensuráveis. Pense em metas que permitam à sua equipe visualizar o que foi realizado. pois assim, terão tempo de corrigir os desvios e possibilitar o alcance dos objetivos ou, caso não sejam atingidas, você possa cobrar e avaliar o desempenho dos profissionais e do grupo. Uma ferramenta bastante utilizada na criação de metas mensuráveis é o modelo SMART ou do português, metas inteligentes.

3. Liste as tarefas a serem executadas

É importante que todas as atividades necessárias para o atingimento do objetivo sejam listadas e atribuídas a um responsável. Assim, juntamente à equipe, liste todas as tarefas e atividades a serem realizadas. Peça para que cada profissional coloque no papel quais são suas principais atividades relacionadas e depois converse sobre elas com cada um deles. Desta maneira, todos têm claro quais as atividades que devem ser desenvolvidas e quem é o responsávelpela sua execução.

4. Divida as grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis

 

Algumas tarefas ou metas podem parecer mais difíceis de se atingir do que outras. Por isso, nos casos em que é possível, quebre tarefas maiores em partes menores, mais fáceis de serem executadas e também gerenciadas. Isso permite que os colaboradores que as estão executando consigam gerenciá-las com maior facilidade, e tenham maior clareza das atividades que precisam fazer para conseguir executá-las no tempo previsto.

Ao gestor, tarefas menores também representam uma maior facilidade no gerenciamento, pois permite acompanhar o andamento das ações com maior clareza, já que por serem menores, acontecem mais rapidamente, possibilitandoacompanhar o progresso da meta ou tarefa.

5. Decida os prazos para as entregas cotidianas

Sem prazos específicos, o trabalho vai certamente se expandir para preencher o tempo, e algumas tarefas podem nunca ser concluídas. As atividades que já têm processos bem definidos, podem muito bem serem guiadas por prazos pré-estabelecidos. Aqui também vale a pena consultar cada profissional para determinar os tempos de execução destas tarefas.

Com prazos pré-estabelecidos, o colaborador consegue se planejar melhor para a execução das suas atividades, podendopriorizá-las conforme sua importância e urgência. Isso permite ao gestor melhor acompanhamento da produtividade de sua equipe. Irá também facilitar a comunicação de todos, visto que a equipe já saberá quando determinada atividade estará concluída, se planejando em volta disso.

6. Crie uma representação visual para o seu plano de ação

Depois de criar os itens de ação e definir os cronogramas, o próximo passo é a criação de algum tipo de representação visual do seu plano. Você pode usar fluxograma, gráfico de Gantt, planilha ou algum outro tipo de ferramenta de negócios para alcançar este objetivo. Esta representação auxilia no engajamento da sua equipe, já que todos podem acompanhar o andamento das atividades, e motivar-se com os resultados já alcançados.

Ao mesmo tempo, uma visualização gráfica também permite uma facilidade de identificar quais tarefas ou metas não estão sendo executadas ou atingidas, permitindo que possam ser priorizadas, buscando seu atingimento.

7. Acompanhe as ações diariamente

Uma vez que seu plano é estabelecido e compartilhado com a equipe, e as realizações são agendadas, o próximo passo é simples: torne o acompanhamento diário um hábito. Cobre dos responsáveis para garantir que todas as pessoas estejam fazendo sua parte. Você pode, por exemplo, criar um cronograma de envios de relatórios ou de apresentações de resultados individuais ou em equipe.

Um plano de ação pode ocasionalmente, devido a eventos ou imprevistos, ser alterado ou deixado de lado, porém isso não deve se tornar a regra. Ele serve como guia para que a capacidade de cumprir prazos, completar tarefas e atingir os objetivos seja retomada imediatamente depois da interrupção indesejada.

Reveja sempre seu plano de ação e engaje seus colaboradores a seguir em frente sem perder os objetivos e as metas de foco.

Fonte: http://www.strategymanager.com.br/

Data: 25/11/2016

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